Lotus's Malaysia - Anti Bribery Policy

Anti Bribery & Anti-Corruption Policy

Why it matters

Bribery and corruption can cause serious consequences to the country, its people and the organization in the long-term, all of which are directly against Charoen Pokphand Group’s and Lotuss Stores (Malaysia) Sdn Bhd (“Lotus's”) core values. Giving or receiving bribes, whatever their size, is never acceptable and we take a zero-tolerance approach to those involved in bribery, fraud and corruption, which is the strong foundation in how business is conducted sustainably. In all the countries in which we operate, bribery is illegal and is punishable by serious fines and imprisonment. As a business, our reputation is damaged even by allegations of bribery or corrupt practices.

Purpose of policy

The purpose of this policy is to set out

Our minimum expectations for complying with anti-bribery laws; and
The obligation of every Lotus's business unit and its partners to adopt and implement an effective anti-bribery compliance programme.

Scope

This policy applies to colleagues employed by companies that are either majority-owned by Lotus's or operated by Lotus's management or C.P. Group of Companies. It applies also to consultants, contractors and agency staff in relation to their work for, or on behalf of, Lotus's. Companies in which Lotus's holds a minority stake are expected to implement anti-bribery rules, practices and procedures that are consistent with this policy.

Failure to comply with this policy may result in disciplinary action being taken against any colleagues concerned or the termination of contracts with contractors and other third parties working for Lotus's.

What is Bribery?

This policy defines bribery as offering, promising, giving, accepting or requesting anything of value in order to influence the decision-making of another person. Examples of something that is of value include offers of cash or a cash equivalent, services, offers of employment, charitable donations, political contributions, travel and/or entertainment expenses, meals and gifts. As a general rule of thumb, parties must not offer or accept gifts that may influence business decisions.

Third parties and associated persons

An associated person is a third party that performs services for or on behalf of Lotus's. The definition of an associated person is intentionally broad and includes joint venture partners, subsidiaries and agents of Lotus's along with contractors, consultants and suppliers if they perform services for or on behalf of Lotus's. These could be property developers obtaining permits on our behalf, freight forwarders moving our goods across borders or law firms representing us on transactions. Other associated persons might include those seeking planning consent or obtaining alcohol licences on our behalf, mall management companies who are overseeing our malls, external advisors engaging with foreign governments and agents obtaining clothing supply orders on our behalf.

Lotus's may be guilty if an associated person commits an act of bribery on behalf of Lotus's, even if Lotus's was not aware that the associated party had paid the bribe. It is therefore important that adequate due diligence is conducted on third parties before they act on behalf of Lotus's. The Lotus's Anti-Bribery & Corruption Blueprint provides further information on the conduct of due diligence.

Bribing a public official

The bribing of public officials is an offence in most countries. Under the Malaysian Anti-Corruption Commission Act 2009, bribery of foreign public officials is a specific crime. Colleagues and those acting on our behalf must therefore pay particular attention when dealing with public officials. Any activity that constitutes an attempt to bribe a public official, or which may give that impression, is prohibited.

The definition of a public official is deliberately broad and includes, among others, elected and non-elected officials holding a legislative, administrative or judicial position. It also includes those performing public functions in national, local or municipal government or for any public agency or public enterprise, and executives or officers exercising public functions in state-owned enterprises. Examples of public officials could be local city planning officers granting permits for building stores, a harbour master at a government run port providing clearances for a shipment of our goods or an employee of a government-run business where the government has a large degree of control over the enterprise.

Facilitation payments

Facilitation payments are small bribes that are paid to speed up an administrative process, such as the issuing of a permit or licence by a local authority. Such payments are prohibited under this policy, irrespective of where they are given. However, lawful fast-track procedures (such as the express lane at the airport or quick turnaround visa and passport services), are acceptable so long as they are open and available to everyone and are never paid directly to the individual. Such legitimate procedures do not constitute facilitation payments.

Gifts and Entertainment

For the most part, the giving and receiving of gifts and entertainment is a normal way of developing and maintaining business relationships with suppliers, contractors and others. Gifts and entertainment should be modest in nature and only ever an infrequent or occasional activity.

Gifts or entertainment that may be construed as bribes or would cause a conflict of interest or damage the reputation of the business are prohibited and must be avoided at all times. The giving of gifts or entertainment to public officials or to their close family members in any country is generally discouraged and gifts are prohibited if they are intended to influence the decisions of a public official or could give that impression. Our Gift & Benefits policy provides further information and guidance on the giving and receiving of gifts and entertainment as well as the procedures for obtaining approval and process for logging gifts and entertainment.

Supplier funding of Lotus's events and charitable initiatives

Our Gift & Benefits policy provides information and guidance on when suppliers are permitted to fund internal Lotus's events or charity initiatives. Key principles are that the cost of running a Lotus's event is borne by Lotus's and we should never put suppliers or other parties under pressure to buy tickets or provide sponsorship for Lotus's events.

Political and Charitable contributions or donations

Although we work with governments and other parties around the world on issues that promote the well-being of our customers and communities, as a business we have no political affiliations and we do not make political donations. We provide support, both in money and in other forms, to qualified non-profit organisations in order to improve the overall well-being of the communities in which we operate. Charitable contributions or donations must be conducted transparently and verifiable, in order to avoid discrimination or appear to benefit both political parties and Lotus's. Donations to charities associated with public officials and their families represent a significant risk for bribery and should be carefully considered and recorded according to our Political Donations and Charitable Donations policies.

Raising your concerns

If you suspect that a breach of this policy has occurred or may occur in the future, please speak to your line manager. If that is not possible, speak to your local Security or Legal teams or reach out to us via:

E-mail: [email protected]
SMS/Voice note/WhatsApp: 012 6496713

We are committed to ensuring that colleagues who raise concerns are not victimised and do not tolerate retaliation in any form against individuals who raise concerns. If you raise a genuine concern in good faith, you will not face any adverse consequences for speaking up, even if you were mistaken about your concern. If you believe that you are being retaliated against, you should report it immediately.

Reporting requirements by business units

All business units are required to implement this policy and to communicate it to colleagues on an annual basis

Polisi Anti-Sogokan & Anti-Rasuah

Mengapa Polisi ini penting

Rasuah dan corruption boleh membawa kesan serius kepada negara, rakyatnya dan organisasi dalam jangka masa panjang, yang semuanya secara langsung bertentangan dengan nilai-nilai teras (core values) Charoen Pokphand Group dan Lotuss Stores (Malaysia) Sdn Bhd ("Lotus's"). Aktiviti memberi atau menerima rasuah, tidak kira berapa jumlahnya, adalah dilarang sama sekali dan kita mengambil pendirian tegas tidak akan bertoleransi atau berkompromi dengan mereka yang terlibat dalam aktiviti rasuah. Di kesemua negara di mana kami beroperasi, rasuah merupakan perlakuan yang menyalahi undang-undang dan boleh dihukum dengan didenda yang tinggi serta hukuman penjara. Sebagai sebuah perniagaan, dakwaan mengenai rasuah atau amalah rasuah sudah cukup untuk mencemarkan reputasi kita.

Tujuan Polisi ini

Polisi ini bertujuan untuk membentangkan

Jangkaan minimum bagi pematuhan terhadap undang-undang anti-rasuah; dan
Tanggungjawab yang diberikan kepada setiap unit perniagaan Lotus's dan rakan kongsi untuk menerapkan dan melaksanakan program kepatuhan anti-rasuah yang efektif.

Skop

Polisi ini terpakai bagi semua rakan sejawat yang digaji oleh syarikat-syarikat sama ada dimiliki secara majoriti oleh Lotus's atau dikendalikan oleh pengurusan Lotus's atau Kumpulan Syarikat C.P (C.P Group of Companies). Polisi ini turut terpakai bagi perunding, kontraktor dan kakitangan agensi berkaitan dengan kerja mereka untuk, atau bagi pihak, Lotus's. Syarikat-syarikat di mana Lotus's memegang kepentingan minoriti diwajibkan melaksanakan peraturan, amalan dan prosedur anti-rasuah yang konsisten dengan Polisi ini.

Kegagalan untuk mematuhi Polisi ini mungkin menyebabkan tindakan tatatertib diambil terhadap mana-mana rakan sejawat yang terlibat atau penamatan kontrak bagi kontraktor dan pihak ketiga yang bekerja untuk Lotus's.

Apakah itu rasuah?

Polisi ini mentakrifkan rasuah sebagai langkah menawarkan, menjanjikan, memberikan, menerima atau meminta apa jua yang bernilai untuk mempengaruhi proses membuat keputusan oleh pihak lain. Contoh sesuatu yang bernilai termasuk tawaran wang tunai atau yang bersamaan dengan tunai, perkhidmatan, tawaran pekerjaan, derma amal, sumbangan politik, perbelanjaan perjalanan dan/atau keraian, makanan dan minuman serta hadiah. Sebagai peraturan umum, pihak tidak boleh menawarkan atau menerima hadiah yang boleh mempengaruhi keputusan perniagaan.

Pihak ketiga dan orang-orang yang berkaitan

Orang yang berkaitan adalah pihak ketiga yang melaksanakan perkhidmatan untuk dan bagi pihak Lotus's. Orang yang berkaitan sengaja diberikan takrifan yang luas dan termasuk rakan usaha sama, anak syarikat dan ejen Lotus's bersama-sama dengan kontraktor, perunding dan pembekal jika mereka melaksanakan perkhidmatan untuk atau bagi pihak Lotus's. Ini mungkin merangkum pemaju hartanah yang mendapatkan permit bagi pihak kita, penghantar fret yang mengangkut barangan kita merentas sempadan atau firma guaman yang mewakili kita dalam urus niaga. Contoh lain bagi orang yang berkaitan mungkin termasuk mereka yang memohon kebenaran perancangan atau mendapatkan lesen alkohol bagi pihak kita, syarikat pengurusan kompleks beli-belah yang menyelia kompleks beli-belah kita, atau penasihat luar yang berinteraksi dengan kerajaan asing dan ejen yang mendapatkan pesanan pembekalan pakaian bagi pihak kita.

Lotus's mungkin dianggap bersalah jika orang yang berkaitan melakukan perbuatan rasuah bagi pihak Lotus's, meskipun Lotus's tidak mengetahui bahawa pihak yang berkaitan telah memberikan rasuah tersebut. Justeru, usaha wajar yang mencukupi perlu dijalankan terhadap pihak ketiga sebelum kuasa diberikan kepada mereka untuk bertindak bagi pihak Lotus's. Rangka Tindakan Anti-Rasuah Lotus's menyediakan maklumat lanjut tentang pengendalian usaha wajar.

Pemberian rasuah kepada penjawat awam

Pemberian rasuah kepada penjawat awam adalah satu kesalahan di kebanyakan negara di dunia. Di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009, pemberian rasuah kepada penjawat awam asing adalah kesalahan jenayah yang khusus. Oleh itu rakan sejawat dan mereka yang bertindak bagi pihak kita perlu berhati-hati apabila berurusan dengan penjawat awam. Apa-apa aktiviti yang merupakan satu percubaan untuk memberikan rasuah kepada penjawat awam, atau yang mungkin memberikan gambaran sedemikian, adalah dilarang sama sekali.

Penjawat awam sengaja diberikan takrifkan yang luas dan termasuk, antara lainnya, pegawai yang dipilih dan tidak dipilih yang memegang jawatan perundangan, pentadbiran atau kehakiman. Ia turut termasuk mereka yang melaksanakan fungsi awam dalam kerajaan di peringkat persekutuan, tempatan atau perbandaran atau untuk mana-mana agensi awam atau perusahaan awam, dan eksekutif atau pegawai yang melaksanakan fungsi awam dalam perusahaan milik kerajaan. Contoh penjawat awam mungkin termasuk pegawai perancang bandar tempatan yang memberikan permit untuk membina gedung, syahbandar di pelabuhan yang dikendalikan oleh kerajaan yang memberikan pelepasan untuk penghantaran barangan kita atau pekerja perniagaan yang dikendalikan oleh kerajaan jika kerajaan mempunyai tahap kawalan yang tinggi terhadap perusahaan tersebut.

Pembayaran pemudahan

Pembayaran pemudahan adalah rasuah kecil yang dibayar untuk mempercepatkan proses pentadbiran, seperti pengeluaran permit atau lesen oleh pihak berkuasa tempatan. Pembayaran sedemikian dilarang di bawah Polisi ini, tidak kiralah di mana pembayaran tersebut diberikan. Walau bagaimanapun prosedur secara ‘fast-track’ yang sah (seperti laluan ekspres di lapangan terbang atau perkhidmatan kelulusan visa dan pasport yang pantas), boleh diterima asalkan prosedur tersebut dilakukan secara terbuka dan boleh digunakan oleh semua pihak dan tidak dibayar secara terus kepada individu. Prosedur yang sah ini bukanlah merupakan pembayaran pemudahan.

Hadiah dan Keraian

Pemberian dan penerimaan hadiah dan keraian biasanya adalah cara yang lazim untuk membina dan mengekalkan perhubungan perniagaan dengan pembekal, kontraktor dan pihak lain. Hadiah dan keraian hendaklah bersifat sederhana dan jarang dilakukan.

Hadiah atau keraian yang mungkin dianggap sebagai rasuah atau yang menimbulkan konflik kepentingan atau merosakkan reputasi perniagaan adalah dilarang dan hendaklah dielakkan pada setiap masa. Pemberian hadiah atau keraian kepada penjawat awam atau ahli keluarga mereka secara amnya di mana-mana negara tidak digalakkan dan hadiah tidak boleh diberikan jika hadiah tersebut bertujuan untuk mempengaruhi keputusan penjawat awam atau memberikan gambaran sedemikian. Polisi Hadiah & Keraian Kumpulan kita memberikan maklumat dan panduan lanjut mengenai pemberian dan penerimaan hadiah dan keraian serta prosedur untuk mendapatkan kelulusan dan proses untuk merekodkan hadiah dan keraian.

Pembiayaan acara dan inisiatif amal Lotus's oleh pembekal

Polisi Hadiah & Keraian Kumpulan kita membentangkan maklumat dan panduan mengenai situasi apabila pembekal dibenarkan membiayai majlis atau inisiatif amal dalaman Lotus's. Prinsip utama yang ditetapkan adalah bahawa kos untuk mengendalikan acara Lotus's hendaklah ditanggung oleh Lotus's dan kita tidak boleh mengenakan tekanan ke atas pembekal atau pihak lain untuk membeli tiket atau menyediakan penajaan untuk acara Lotus's.

Sumbangan atau derma Politik dan Amal

Kita menjalin kerjasama dengan kerajaan dan pihak-pihak lain di seluruh dunia mengenai isu-isu yang menggalakkan kesejahteraan pelanggan dan masyarakat, walau bagaimanapun, sebagai sebuah perniagaan kita tidak mempunyai sebarang perhubungan politik dan tidak menyumbang derma politik. Kita menyediakan sokongan, dari segi kewangan dan juga dalam bentuk lain, kepada organisasi yang layak dan yang tidak meraih keuntungan, demi mempertingkatkan kesejahteraan masyarakat setempat di mana kita beroperasi secara amnya. Sumbangan atau derma amal mesti dilakukan secara telus dan dapat disahkan, untuk mengelakkan diskriminasi atau kelihatan bermanfaat bagi kedua-dua parti politik dan Lotus. Derma untuk badan amal yang mempunyai kaitan dengan penjawat awam dan keluarga mereka menimbulkan risiko ketara berlakunya rasuah dan hendaklah dipertimbangkan dan direkodkan dengan teliti menurut Polisi Derma Politik dan Derma Amal kita.

Mengutarakan kebimbangan anda

Jika anda mengesyaki bahawa Polisi ini telah dilanggar atau mungkin akan dilanggar pada masa hadapan, sila hubungi pengurus atasan anda. Jika anda tidak dapat berbuat demikian, sila berbincang dengan pasukan Keselamatan atau Undang-undang tempatan anda atau hubungi kami di:

E-mel: [email protected]
SMS/Mel Suara/WhatsApp: 012 6496713

Kami amat komited untuk memastikan bahawa rakan sejawat yang mengutarakan kebimbangan tidak akan dijadikan mangsa, dan kami tidak akan bertoleransi terhadap sebarang tindak balas tidak kira jenisnya terhadap individu yang mengutarakan kebimbangan. Jika anda mengutarakan kebimbangan dengan niat baik, anda tidak akan berdepan dengan apa-apa akibat buruk jika anda bersuara, meskipun jika anda tersilap tentang kebimbangan tersebut. Jika anda percaya anda menjadi mangsa tindakan balas dendam, anda hendaklah melaporkannya dengan serta-merta.

Dokumen Berkaitan

Polisi ini disokong oleh Polisi seperti yang berikut:

Polisi Hadiah & Keraian Kumpulan
Polisi Konflik Kepentingan Kumpulan
Polisi Derma Amal Kumpulan
Polisi Pemberian Maklumat Kumpulan
Tatakelakuan Pembekal (Supplier Code of Conduct)
Polisi Anti Pengubahan Wang Haram (Anti-Money Laundering Policy)

Syarat pelaporan oleh unit perniagaan

Semua unit perniagaan dikehendaki melaksanakan Polisi ini dan memaklumkannya kepada rakan sejawat setiap tahun.